Visszatérés a weboldalhoz
Outsourcing, ahogy a profik csinálják #4: Hogyan kommunikáljuk a projektet?

Outsourcing, ahogy a profik csinálják #4: Hogyan kommunikáljuk a projektet?

2016. febr. 03.

Azoknak ajánlott outsourcing együttműködésbe kezdeni, akik tisztában vannak a kommunikáció jelentőségével az üzleti életben, az emberek irányításában. Mind a feladatot külső cégre bízó vállalaton belül, mind pedig kívül, az outsource partnerrel való relációban kritikus a szerepe a folyamatos és korrekt tájékoztatásnak, a visszajelzések befogadásának és kiértékelésének.

Kockázatokkal jár a belső morál szempontjából, ha a menedzsment külső partnerre bízza olyan feladatok elvégzését, amelyeket korábban mindig cégen belül oldottak meg vagy akár házon belül is megoldhatnának.

 

Vigyázzunk a munkatársak lojalitására

Nem megfelelő kommunikáció esetén drámai gyorsasággal omolhat össze a hosszú évek alatt felépített munkatársi lojalitás, a vállalat iránti elkötelezettség, különösen akkor, ha az outsourcing keretében kollégák távoznak, és még akkor is, ha e kollégákat átveszi az outsource partner. A munkatársak úgy érezhetik, hogy mindez velük is bármikor megtörténhet, és arra is gondolhatnak, hogy a vállalatuk bajba került, megkezdődött a leépülés. Ha az outsourcing okait, céljait, scope-ját és időbeni lefolyását, később pedig az előrehaladást, az eredményeket nyíltan és őszintén megosztják a munkatársakkal, a belső morál sérülése, összeomlása elkerülhető.

A külső partnerrel való kommunikáció is bővelkedik kihívásokban. Az outsource lényegéből következik, hogy szinte bizonyos, hogy olyan partnerrel kell együttműködni, amelyik ismeretlen, egy másik országban működik, és nem ritkán más nyelvet beszélnek a munkatársai és esetleg más a kultúrájuk is.

 

Használjunk requirement management eszközöket

Íratlan aranyszabály, hogy a partnerrel való kommunikáció írásban kell, hogy történjen. A félreértések és a későbbi viták elkerülése végett, különösen a feladat lényegét érintő kérdésekről kötelező az írásban történő kommunikáció. Akkor helyes stílusú a kommunikáció, ha törekszik a könnyű érthetőségre (egyszerű megfogalmazás, áttekinthető dokumentumstruktúrák, magyarázó ábrák, képek, videók alkalmazása), s rövid és egyértelmű, amikor a döntéseket közli (igen/nem), és a lehető legrészletesebb, ha az az indokolt (például technikai specifikáció esetében).

A legmegfelelőbb kiválasztásakor az adott együttműködés (feladat) főbb jellemzőit érdemes szem előtt tartani. Különböző oldalak, például a Capterra szűrési funkcióval segít a megfelelő tool kiválasztásában, a helyes döntés meghozatalában.

Megkönnyíthetik a partnerrel való együttműködést a requirement management tool-ok, amelyeknek a választéka meglehetősen széles. Ennek ellenére még mindig kevésbé elterjedt a használatuk az IT-döntéshozók körében, mint a hagyományosabb táblázatok vagy szöveges dokumentumok. 

requirements management tools